*Por Matheus Maia
Você já percebeu que, assim como o ensino, a matrícula escolar também precisa evoluir? A boa e velha ficha de inscrição preenchida na recepção da escola já não dá conta da complexidade do cenário atual. O mercado educacional está cada vez mais competitivo, exigente e profissionalizado, e quem não acompanhar esse ritmo pode ficar pra trás.
Para garantir matrículas constantes e crescimento sustentável, é preciso pensar o processo com visão estratégica. A gestão escolar moderna se estrutura em três pilares fundamentais: Pessoas, Tecnologia e Processos. E não é teoria, é prática. São esses elementos que tornam a matrícula mais eficiente, encantadora e, principalmente, orientada para resultados.
O Novo Cenário das Matrículas Escolares
Segundo pesquisa da School Advisor, que avaliou o processo de matrícula de mais de 5 mil instituições de ensino no Brasil, as famílias passaram a visitar até 8 escolas antes de tomar sua decisão. E o tempo médio para essa escolha saltou de 2 para até 6 meses.
Ou seja, o que antes era uma decisão rápida, hoje se tornou um processo longo e competitivo. O que isso exige da sua escola? Um redesenho completo da jornada da matrícula, com foco em experiência, planejamento e performance.
Vamos entender, na prática, como aplicar os três pilares da gestão escolar para transformar seu processo de matrícula.
1. Pessoas
O maior erro que muitas escolas ainda cometem é deixar a matrícula como uma tarefa secundária da secretaria. O resultado? Um atendimento sem estratégia, sem calor humano e sem conversão.
A solução começa com dedicar pessoas exclusivas para o atendimento das famílias interessadas. Mas atenção: essa pessoa não pode ser qualquer uma. O agente de matrícula precisa ser treinado com técnicas de vendas, como:
- Quebra de objeções, para lidar com dúvidas e resistências com segurança;
- Perfil investigativo, para identificar necessidades e conectar os diferenciais da escola ao que a família busca.
E mais: o agente de matrícula deve atuar o ano inteiro, não só na alta temporada. Nos meses mais tranquilos, ele pode acompanhar aulas, participar de projetos e conhecer melhor o DNA da escola. Isso melhora seu repertório e aumenta sua capacidade de encantamento.
Encare esse profissional como um comercial de educação. Porque é exatamente isso que ele é.
2. Tecnologia
Quando falamos de tecnologia, não estamos falando apenas de ter um computador e um telefone na mesa. A ideia aqui é usar ferramentas que automatizem tarefas repetitivas, permitindo que sua equipe foque no que mais importa: o relacionamento com as famílias.
Um dos maiores aliados nesse sentido é o CRM (Customer Relationship Management). Ele permite:
- Organizar todos os contatos e etapas do funil de matrícula;
- Registrar cada interação com as famílias;
- Agendar e lembrar de follow-ups (nada de “esquecer de ligar”);
- Acompanhar a taxa de conversão por canal, por etapa e por agente.
Com um CRM bem implementado, você profissionaliza a gestão comercial da escola e reduz drasticamente o risco de perder matrículas por falhas simples de comunicação.
Plataformas de comunicação escolar, bots de WhatsApp Business e ferramentas específicas para o segmento educacional também podem ser integradas à jornada para automatizar comunicações, enviar lembretes, coletar documentos digitalmente e manter a família sempre próxima.
3. Processos
Se sua matrícula ainda depende da “memória da fulana” ou do jeitinho pessoal de cada atendente, temos um problema.
O processo precisa estar documentado, claro e padronizado.
Desde o primeiro contato com a família (via site, outdoor, indicação, redes sociais ou feiras escolares), até o pós-matrícula, cada etapa deve estar escrita em um fluxo claro de atendimento. Isso inclui:
- Quantas tentativas de contato serão feitas;
- Em que momento a família será convidada para visitar;
- O que será apresentado na visita (roteiro);
- Quais são os argumentos e diferenciais por perfil de estudante;
- Como será feito o acompanhamento até o fechamento da matrícula;
- Como será o onboarding dessa nova família.
Ter um processo definido e mensurado evita improvisos e garante que a experiência da família seja sempre positiva, independente de quem a atenda.
Melhorar o processo de matrícula da sua escola pode parecer uma revolução. Mas não precisa ser. Comece com pequenas mudanças nos três pilares:
- Escolha uma pessoa (ou equipe) para assumir as matrículas;
- Organize os contatos em uma planilha (e depois evolua para um CRM);
- Escreva seu processo ideal em um documento compartilhado com o time.
Com esse primeiro passo, você já começa a criar uma cultura de gestão profissional na área administrativa, alinhando a escola ao que há de mais atual no mercado educacional.
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A matrícula escolar, hoje, é muito mais do que um formulário preenchido. É uma jornada de encantamento, relacionamento e vendas. Com os pilares certos: Pessoas, Tecnologia e Processos, sua escola estará pronta para conquistar mais famílias, com consistência e profissionalismo. E o melhor: com tempo de sobra para continuar fazendo o que sabe de melhor, educar.
*Matheus Maia – Especialista em Marketing Educacional e Gestão de Matrículas.